Eine Verfahrensdokumentation (VfD) beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Sie gibt einen Überblick über die digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen und wird bei einer Betriebsprüfung möglicherweise im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Zudem ist eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation eine wichtige Voraussetzung für ein wirksames Internes Kontrollsystem (IKS). Ein gut aufgestelltes IKS trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, sondern unterstützt auch die Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sicherheit Ihrer Geschäftsprozesse.

Bei einer Betriebsprüfung kann das Fehlen einer Verfahrensdokumentation zu erheblichen Problemen führen. In der Praxis kann das Finanzamt bei unzureichender Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln und gegebenenfalls Hinzuschätzungen vornehmen. Dies kann zu erheblichen finanziellen Belastungen und sogar steuerstrafrechtlichen Konsequenzen führen. Es ist daher von größter Bedeutung, dass Ihre Verfahrensdokumentation stets aktuell ist, alle relevanten Prozesse lückenlos darstellt und verständlich ist.

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